Le temps administratif ne se voit pas, il s'additionne.
Réduire les tâches administratives grâce à l'IA
Réduire les tâches administratives consiste à confier à une intelligence artificielle la prise en charge des tâches récurrentes qui ne demandent aucune décision : traiter une note de frais, classer une pièce dès son arrivée, rassembler les éléments d'un dossier avant qu'il soit traité. Ce ne sont que des exemples, chaque organisation a les siens. Ce que vous y gagnez est du temps rendu au travail stratégique, celui qui fait avancer l'entreprise, et non du travail retiré à quelqu'un.
Les outils que nous déployons
Claude
ChatGPT
Gemini
Grok
DeepSeek
Perplexity
Notion
Mistral
Higgsfield
Copilot
Kimi
OpenClaw
HermesLe problème en détail
Pourquoi ce temps est-il si difficile à voir ?
Le travail administratif ne se présente jamais en bloc. Il se prend quelques minutes à la fois, entre deux tâches réelles, et se répartit sur beaucoup de personnes plutôt que d'occuper quelqu'un à plein temps. Additionné sur un mois, il pèse lourd. Observé sur une heure, il ne ressemble à rien.
Ce temps a une seconde particularité : il n'est écrit nulle part. Une facturation ou une clôture figurent dans une procédure et ont un responsable. Retrouver un contrat, renommer un fichier reçu, redemander une pièce manquante, rien de cela n'appartient à un processus identifié : ces tâches ne remontent donc pas quand on passe ses process en revue.
Le coût véritable n'est pas le temps passé mais l'interruption : une tâche administrative tombée au milieu d'un travail exigeant coûte les minutes qu'elle prend, plus celles qu'il faut pour reprendre le fil.
La solution Ceremonia
Comment ces tâches sont-elles prises en charge ?
Le point de départ n'est pas la liste des tâches les plus pénibles que vous avez en tête, c'est ce qui se répète réellement. Nous observons une semaine ordinaire avec les personnes concernées, en cherchant moins les grosses tâches que les petits gestes faits plusieurs fois par jour.
Ce qui ressort est ensuite pris en charge selon ce qui déclenche la tâche :
- à l'arrivée d'un document, le traitement se fait sans que personne ait à s'en occuper ;
- sur une question posée, la réponse se construit à partir de vos propres documents ;
- à échéance, le travail se prépare de lui-même avant l'heure.
Une question revient toujours ici : ce qui est pris en charge, ce sont des tâches, jamais des postes. Le temps dégagé va à ce qui attend depuis des semaines, le dossier qu'on ne reprend jamais, la vérification qu'on repousse, le client à qui on n'a pas répondu.
Exemples concrets d'application
À quoi cela ressemble une fois en place ?
Trois situations parmi beaucoup d'autres, décrites avant puis après. Chaque organisation en a qui lui sont propres.
Traiter les notes de frais
Les justificatifs s'accumulent dans une poche ou une boîte mail, la note se remplit de mémoire en fin de mois, et quelqu'un court après les pièces manquantes.
Chaque justificatif photographié est lu dès sa réception, la note se remplit au fil de l'eau, et ce qui manque est réclamé avant la clôture.
Classer ce qui arrive
Les pièces arrivent par mail sous des noms que personne ne maîtrise, et le classement se fait quand quelqu'un trouve le temps, souvent trop tard.
Chaque document est identifié, renommé selon vos règles et rangé dès son arrivée. Ce qui ne rentre dans aucune règle attend qu'une personne tranche.
Préparer un dossier avant qu'il soit traité
Il faut rassembler des pièces venues de plusieurs endroits, constater qu'il en manque une, puis relancer pour l'obtenir.
Le dossier arrive constitué, les pièces manquantes sont signalées avant qu'on s'y mette, et le travail commence à l'analyse.
Le reste du champ administratif
Quelles autres tâches administratives peuvent être prises en charge ?
Le champ est bien plus large que ces trois situations. Un compte rendu de réunion peut être rédigé puis transformé en liste de tâches avec un responsable pour chacune. Une demande interne qui revient chaque semaine peut trouver sa réponse sans déranger personne. Un tableau de suivi que plus personne n'alimente peut se tenir à jour seul.
La règle qui décide est simple : dès qu'une tâche se répète, qu'elle suit des règles stables et que l'information nécessaire existe quelque part, elle peut être examinée. Reste à part ce qui s'appuie sur une connaissance que personne n'a jamais écrite.
La question des documents que vous confiez se tranche avant le premier cas d'usage. Les trois régimes possibles, de l'outil du marché au modèle installé sur vos serveurs, sont détaillés sur la page consacrée à l'implantation de l'IA.
FAQ
Questions fréquentes
Par quelle tâche administrative commencer ?
Par celle qui revient le plus souvent, pas par celle qui agace le plus, et ce sont rarement les mêmes. Une tâche pénible faite une fois par mois pèse moins qu'un geste anodin répété dix fois par jour.
Faut-il que nos documents soient bien rangés au départ ?
Non, et attendre de l'être reviendrait à ne jamais commencer, puisque le rangement fait partie de ce qu'on cherche à réduire. Il faut en revanche que les documents soient accessibles quelque part et que les règles de nommage soient décidables.
Qu'est-ce qui reste fait à la main ?
Tout ce qui demande de trancher : une exception, un cas qui ne ressemble à aucun autre, une décision qui engage l'entreprise vis-à-vis d'un tiers. Le réglage se choisit tâche par tâche et il est fait pour bouger, on desserre quand les résultats le permettent.
Est-ce que cela vaut le coup dans une petite structure ?
C'est souvent là que l'effet est le plus net, parce que l'administratif y est fait par des personnes qui font aussi tout le reste. Dans une petite structure, ce temps est pris sur celui du dirigeant ou sur celui des équipes qui produisent.
Passer à l'action
Par où commencer chez vous ?
Le premier échange sert à comprendre comment vous travaillez et à repérer ce qui se répète sans que personne l'ait décidé. Il se termine par ce que nous mettrions en place et le budget que cela représente.
Roman Sebag
Découverte 45 min
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Écrit par Roman Sebag, fondateur de Ceremonia